Privacy en cliëntgegevens
Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties, om gegevens over de cliënt en diens begeleiding vast te leggen. Daarnaast is het door zorgverzekeringen en gemeentes voorgeschreven om gegevens over de cliënt en diens begeleiding te registreren. Dit gebeurt via het dossier van de aangemelde cliënt, het cliëntdossier, waarin alle gegevens over de intake en begeleiding van een cliënt worden verzameld. Alle dossiers van onze cliënten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie.
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hierin is de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het verkeer van die gegevens geregeld.
De door (overheids)instanties, bedrijven, instelling en privépersonen aan Senzai verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze verordening bepaald is.
De door (overheids)instellingen, bedrijven en particulieren aan Senzai verstrekte gegevens worden uitsluitend voor het doel waarvoor ze zijn overgedragen gebruikt. Senzai houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), blijft gelden.
Privacyreglement, geheimhouding en de rechten van de klant
Als iemand zich aanmeldt (of aangemeld wordt door zijn ouders) voor begeleiding bij Senzai begint bijna direct het vastleggen van gegevens; een cliënt moet daarvan op de hoogte worden gesteld.
Senzai houdt alle informatie over cliënten die aan haar worden overgedragen ten behoeve van de uitvoering van een afgesloten contract geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie, zonder toestemming, niet aan derden bekend wordt.
Senzai is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht zowel ten aanzien van het personeel als voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en zorgt voor naleving van deze geheimhoudingsplicht.
Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een cliënt ook weten wat zijn of haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens. Hierbij worden door Senzai de algemeen aanvaarde rechten ten aanzien van cliënten in acht genomen.
Het gaat in grote lijnen om de volgende rechten:
Het recht op inzage van de gegevens
Tot de leeftijd van 12 jaar mogen ouders of opvoedingsverantwoordelijken een dossier inkijken. Bij kinderen vanaf 12 jaar tot 16 jaar moet een kind ermee instemmen dat een ouder inzage krijgt in het dossier van het kind. Dit is anders wanneer een ouder informatie nodig heeft om toestemming te geven voor een behandeling. Dan mag het dossier bekeken worden omdat de toestemming voor een behandeling de verantwoordelijkheid van het kind en de ouders samen is. Vanaf 16 jaar hebben ouders geen recht op inzage meer.
Een ouder of cliënt kan een verzoek tot inzage indienen bij de eindverantwoordelijke begeleider c.q. het hoofd begeleiding. Het hoofd begeleiding zorgt er dan voor dat binnen korte termijn gehoor wordt gegeven aan deze wens. De gegevens uit het digitale cliëntdossier worden hierbij overgedragen aan de ouder of (afhankelijk van de leeftijd) de cliënt.
Toestemming begeleiding en vaststelling begeleidingsplan
Senzai draagt er zorg voor dat de begeleiding van de cliënt dan wel vaststelling of wijziging van het begeleidingsplan slechts plaatsvindt met gerichte toestemming van de cliënt of diens ouder(s).
Het recht op correctie en verwijdering van feitelijke onjuistheden
Als de cliënt of diens ouder(s) van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, is het recht op correctie of verwijdering van die gegevens.
Het recht op een kopie van de gegevens
Een cliënt of diens ouder(s) kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens krijgen.
Het recht op verlenen en intrekken van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden.
Gegevens uit het dossier van een cliënt kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Senzai) worden verstrekt als de klant daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers. De cliënt heeft ten alle tijden het recht deze toestemming schriftelijk op te zeggen.
Opslaan speciale gegevens
Het kan voor de begeleiding van belang zijn dat in het dossier gegevens worden opgenomen over godsdienst, levensovertuiging of ras. Indien u als cliënt bezwaar heeft tegen registratie van deze gegevens kunt u ons dat kenbaar maken. Als daarbij na overleg uw bezwaren blijven bestaan heeft u het recht om een klacht in te dienen. Voor meer informatie over het indienen van een klacht kunt u terecht bij de privacytoezichthouder, de autoriteit persoonsgegevens.
Bekendmaking privacyreglement
Vanaf 1 mei 2018 geeft Senzai op het moment dat er een overeenkomst is tussen Senzai en opdrachtgever het bestaan van het privacyreglement aan en wijst op de vindbaarheid ervan op de websites van Senzai. Indien gewenst mailt of stuurt Senzai de documenten naar de klant en/of opdrachtgever of geeft deze onmiddellijk ter inzage.
Het cliëntdossier
Het cliëntdossier is de neerslag van de hele begeleiding van een cliënt en bevat aantekeningen over aanmelding, intake, begeleiding en beëindiging/afronding van het begeleidingstraject. Verder bevat het dossier gegevens over de financiële en administratieve regelingen, eventuele correspondentie rond de begeleiding en gegevens over de resultaten van deelonderzoeken.
Direct verantwoordelijke voor het bijhouden van het dossier is de begeleider die ook verantwoordelijk is voor de begeleiding van de betreffende cliënt. Deze begeleider schrijft ook het eventuele rapport aan de opdrachtgever.
Bewaren van dossiers
Dossiers worden 20 jaar na afsluiting traject bewaard. Deze termijn houdt verband met de bewaartermijn voor een dossier jeugdhulp. Gegevens die niet meer bewaard behoeven te worden, worden gewist. De papieren dossiers worden na beëindiging van de trajecten opgeslagen in archiefdossiers op jaartal en bewaard in een afgesloten kast.
Beheren van dossiers
Binnen Senzai gaan we zorgvuldig om met cliëntgegevens. Onze laptops zijn beveiligd met een wachtwoord en worden nooit ‘open’ achtergelaten. Wanneer wij niet aanwezig zijn in een ruimte worden papieren cliëntgegevens en notities in een afgesloten kast bewaard. De actuele papieren dossiers en aantekeningen van de begeleider worden ook buiten kantoortijden (en eventueel in de thuissituatie) bewaard in een afgesloten kast.
Dit Privacy Statement van Senzai vindt u hier.